一、概述
1、需求背景：
信息网络的飞速发展和管理信息化系统的深入应用，使企事业单位和政府部门越来越重视自身信息化的发展。协同公文及档案管理是政府部门利用信息技术，实现高效、透明、规范的电子化和无纸化办公。总的来说，以电子公文和档案管理为主的无纸化办公系统建设，是企业和政府部门提升工作效率，增强管理执行力的必然要求。
2、市场定位
协同型公文及档案管理C-DM（Collaborative- Document Management），针对如何提高企事业单位、政府部门日常办公效率的问题， 通过对公文的创制、处理和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存储到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、保管，使其完善并获得有效管理，强化公文信息共享和处理能力，以提升管理执行力。
基于公文及档案管理应用的特定群体，协达公文及档案管理通过收文、发文、签报任务、传阅件、公文、档案等一系列管理过程，帮助企事业、政府单位提高公文流转的效率、过程监控、快速查询、无纸化办公等应用，使企事业、政府单位的行政办公更加高效、透明。
3、应用理念
协达公文及档案管理，提供对日常工作中收文、发文、传阅件、签报等从起草或操作直至最终的自动归档这一过程的相应动作处理、流向跟踪、公文催办及管理，并与业务流程完美结合，提供极为灵活的控制方式。提供对企事业单位和政府部门档案的全套管理方案，具备科学的档案借阅及权限管理设计，足以满足用户公文及档案管理的日常活动。
二、功能
1、收文管理
够满足办公过程中的来文登记、拟办、批示、注办办、拟归档、查询等所有环节。流程可定制、跟踪、控制、超时自动催办；支持在线编辑、附件上传，能与Word等嵌入整合；可进行文件和收文签稿单的打印；具有阅文记录功能，记录用户阅文的状态和时间；具有自动生成文件登记日期、来文声音提醒、待办文件数统计、领导手写板批示等人性化功能。
2、发文管理
发文管理主要是用来替代原来公司发文纸质流转，实现单位发文无纸化、领导审批电子化。可以在线拟稿、审核、签发、校对、 用印、分发、传递、归档，用户在线即可了解单位重要的政策、决策。发文红透文件的自定义与发文流程的定制功能强大，使用灵活，可以适应客户都变的管理应用。
□发文起草页面
3、签报任务管理
（1）签报任务流转。以签报的方式进行各类申请审批管理，包括：请示报告、借款、报销、加班、出差、请假等；内置Web-office接口以实现套红、签章等功能；
（2）建模及管理工具。签报任务模板管理：制定公文等各类签报任务模版，支持HTML模版和微软、金山等高级编辑模版；
图形工作流设置：专业的图形化工作流设置工具，用画板的方式实现复杂工作流的设置；
流程图形监控：以图形的方式，及时监控运行中的流程，以及查看流程的详细信息；
□报告发文流程图
历史信息管理：对已经运行完的流程信息进行管理，可以自动将这些信息转为公告、规章制度。
4、传阅件管理
最灵活的公文文件流转形式，对于单位内部文件的传递具有重要作用，在对电子化的传阅件协达协同系统不但具备文件跟踪，更有对浏览回馈功能，系统自动记录阅览者打开文件的时间，有助于政府部门管理透明。
5、公文处理
提供极为灵活的控制方式和多方面的应用功能。
ü 公文起草或登记支持附件和HTML方式录入
ü 内嵌完善的登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理，和起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，以及传阅、签报的各步骤过程管理。
ü 提供公文催办、过期未处理提醒、转交其它部门处理、处理完成后送公告板等功能
ü 对于公文处理实现全过程记录、痕迹保留，可自动归入档案管理
ü 公文处理过程中可查看执行情况及当前状态，提供强大的检索功能
ü 公文流转过程可设置自由（手动）和自动（业务流程）方式，也可以是自由和自动相结合的方式，公文可暂停、继续向后流转
ü 支持普通应用与集成WEB OFFICE的高级应用并存，具有笔迹留痕、手写批注、电子签名、电子印章等功能
ü 支持决定、请示、报告、通知、通报、批复、意见、函、纪要等不同类型公文模版的自由设定与调用
ü 提供各类签稿的自由定义与即时查看
□公文处理示意图
6、档案管理
提供对单位档案的全套管理方案。
ü 系统权限与档案管理权限相结合的安全体系
ü 案卷的建立及查询
ü 拟归档档案的提醒及自动归档
ü 档案借阅申请的审批及查询
ü 人事档案设定专密级别
（详细的办公自动化OA功能，见智慧门户Smarter Portal产品介绍）
三、应用
主要适用于企事业单位和政府部门的行政办公管理、公文流转管理、档案管理。
主要适用的行业包括：
行政事业：各级各类职能厅局，科学、技术、文化、教育、卫生、体育等事业单位
政府社团：省市县乡各级政府、各级党团组织、各级各类社团和行业协会
企业集团：跨行业的大型企业集团和综合性单位
能源：各类电力、供水、矿产、石油、采掘、冶炼等企业单位
制造：各类化工、机械、服装、医药、电子、五金等生产企业单位
商贸：各类批发、零售、贸易等商业企业单位
服务：金融、证券、电信、交通、各类事务所、酒店、咨询等企业单位
高科技：网络、计算机、电子商务、生命科学等企业单位
四、特点
1、实用性：根据国家二级公文管理标准使协同办公、流程优化与具体的IT技术和平台相结合，最具实用性。系统采用纯WEB交互界面，以统一界面和相同的风格为系统内容资源，构建一个日常办公的基础信息通道。用户界面简洁，系统操作简单、易学易用。
2、平台化：系统采用了组件化、平台化和模块化的设计，是典型的多层的体系架构，保证系统具有较高适应性和可扩展性。模块化设计，使用户得以根据需要选择特定模块，并可灵活扩展新模块。
3、先进性：系统架构于应用服务器(基于J2EE架构)之上、跨平台、较高可移植性。同时，在服务器端既支持Unix/Linux也支持Windows等，这样就保障了可以联结从高端到低端的各种计算设备。
4、灵活性：公文管理功能采用了红头模版自定义及管理流程定制，系统作为平台提供通用的业务逻辑体系，通过模板定义提高工作的重用度。
5、安全性：系统提供了账户管理权限控制体系、档案密级认证应用、档案借阅体系，确保系统安全可靠性。
